Conferencias y rondas de prensa

Una conferencia noticiosa (o conferencia de prensa) es un evento formal al que se invita a la prensa para que obtenga más información acerca de un anuncio de interés periodístico importante. En su mayoría, a menos que tenga algo realmente trascendente que anunciar, las conferencias de prensa no son adecuadas para las pequeñas empresas. Probablemente su empresa no tendrá suficiente poder de convocatoria para justificar la organización de un evento de este tipo, y hay otros métodos de relaciones públicas que resultarán más eficaces.La palabra operativa en una conferencia de prensa es "noticia". La manera de atraer a los representantes de los medios a una conferencia de prensa es prometiéndoles entregar una verdadera noticia. Es importante cumplir esa promesa. Si no lo hace, estará en la misma situación que el niño que gritaba "viene el lobo". Con una vez que haga perder el tiempo a un periodista, no recuperará ese tiempo nunca más. Y no hará un gran favor a la reputación de su empresa.Una ronda de prensa es una reunión menos formal: tal vez le interese reunir cuatro o cinco reporteros para darles información actualizada sobre su empresa o detalles de algún nuevo producto. También puede aprovechar el tiempo para responder preguntas y dejar que la prensa obtenga mayor información acerca de usted y su empresa. Puede realizar una ronda de prensa en la sala de conferencias de su empresa, a la hora de almuerzo en un restaurante o en otro lugar cómodo.A continuación se presentan algunas situaciones en las que sería adecuada una conferencia o ronda de prensa:
Su empresa está anunciando el lanzamiento de un nuevo producto o servicio
Su empresa está adquiriendo un competidor importante (o lo contrario)
Su empresa suscribe un acuerdo de riesgo compartido importante con una sociedad anónima grande
Para anunciar los resultados de una importante encuesta o estudio de mercado

Aprender a delegar

Algunos dueños de pequeñas empresas se enorgullecen de hacer todo para la empresa personalmente. Pero no siempre tiene sentido comercial ser una operación unipersonal. De hecho, debería delegar tanto trabajo como pueda si desea que su empresa prospere. De lo contrario, lo más probable es que siempre le falte tiempo, le sobren responsabilidades y sus negocios estén estancados.
Hay tres razones principales por las que las personas de pequeñas empresas afirman que no pueden delegar. A continuación se enumeran algunas excusas frecuentes. Siga leyendo para descubrir por qué carecen de fundamento. Luego, utilice una hoja de trabajo como la que se describe más adelante como una ayuda para deducir qué responsabilidades puede delegar.
Dinero: "No puedo darme el lujo de pagarle a alguien para que haga esto por mí."
Es una falta de perspicacia evitar la delegación a causa de la inversión financiera que requiere. Sí, tendrá que pagar a otra persona para que haga algo que usted puede hacer por sí mismo. Pero si usted es un consultor que cobra USD 100 por hora, ¿debería ocupar su tiempo llenando sobres? Aproveche el tiempo que libera al delegar para encontrar nuevos negocios. De esta manera, seguirá ganando algo de dinero por las tareas que subcontrata y además ganará dinero por el nuevo trabajo.
Tiempo: "Se necesitará mucho tiempo para capacitar a alguien. Lo puedo hacer más rápido yo."
Con frecuencia, carecer del tiempo para capacitar a alguien es una cortina de humo para ocultar algo como el temor de renunciar al control. Si ésa es su justificación, escriba todas las tareas que debe realizar y cuánto tardaría en enseñar a alguien a que las haga en su lugar. Luego elija uno o dos trabajos que sean los más fáciles de subcontratar y comience con ellos. Con esto, se acostumbrará gradualmente a soltar las responsabilidades rutinarias.
Calidad: "Nadie puede hacer esto tan bien como yo."
Ésta es la excusa más antigua de todas; probablemente, también es cierta. Pero no es una razón para no delegar. Es posible que una persona contratada no haga algo tan bien como usted. Pero piense en la tarea que puede hacer esta persona para usted una vez que esté capacitada. Si decide que sólo usted puede realizar algunas tareas en forma perfecta, tiene dos alternativas: resérvelas para usted y delegue otras tareas, o confórmese con tener algo hecho bien en lugar de perfectamente. Muchas veces, un trabajo muy bien hecho es suficiente.
Hoja de trabajo para delegar
Use una hoja de trabajo para determinar la forma en que utiliza su tiempo. Úsela durante una o dos semanas para ver cuánto tiempo le toma cada tarea (ya sea importante o fácil). Podría descubrir que está usando mucho tiempo para algunas tareas que pueden delegarse fácilmente.
Su hoja de trabajo debe tener tres columnas:
Tarea / Actividad
Tiempo dedicado
Plan de delegación
Use la columna "Plan de delegación" para registrar sus ideas respecto de las medidas necesarias para delegar una tarea. Incluya una lista de posibles candidatos.
Úsela durante una o dos semanas para ver cuánto tiempo le toma cada tarea (ya sea importante o fácil). Podría descubrir que está usando mucho tiempo para algunas tareas que pueden delegarse fácilmente.

Cómo brindar un excelente servicio al cliente

Puede utilizar el servicio al cliente como un método eficaz para distinguirse de la competencia. De hecho, el servicio al cliente es una de las fortalezas de las pequeñas empresas, y si lo pone de relieve puede competir con empresas más grandes que están en condiciones de ofrecer más variedad, precios más bajos y otros beneficios adicionales que usted no puede costear. Sin embargo, muchas pequeñas empresas se quedan cortas en la categoría de servicio al cliente. ¿Por qué? Una de las razones es el desconocimiento. Simplemente no hay muchos ejemplos de un buen servicio al cliente que sirvan de modelo para su empresa.Para asegurarse de que el servicio al cliente de su empresa sea de calidad inmejorable, averigüe lo que está haciendo la competencia, imítelo o supérelo. Lea libros o escuche cintas de audio de personas que hayan analizado las empresas inspiradas por el servicio al cliente, como Neiman Marcus, por ejemplo, y vea qué lecciones puede sacar de estos gigantes. Los empresarios exitosos siempre están buscando formas de mejorar todos los aspectos de su negocio.Mientras tanto, le presentamos cinco máximas que le permitirán aprovechar su condición de pequeña empresa para dar el mejor servicio al cliente posible.1) Pida disculpas, no discuta Si un cliente tiene un problema, pida disculpas y resuelva el problema. Permita a los clientes ventilar sus quejas, incluso si está tentado de interrumpirlos y corregirlos. Luego devuelva su dinero, entrégueles un artículo nuevo o lo que sea necesario para resolver el problema. Las discusiones o regateos a causa de un reembolso generan mala voluntad. Corrija los errores de inmediato. Tenga en consideración que una queja acerca de su empresa es una oportunidad para transformar la situación y crear un cliente leal. Naturalmente, algunos clientes harán reclamos demasiado excesivos como para satisfacerlos. Si eso ocurre, ponga el mayor esmero en ofrecer una alternativa atractiva y moderada.2) Pida retroalimentación, para no perder el rumbo Pida a sus clientes calificar su servicio periódicamente. Esto se puede hacer mediante un breve cuestionario incluido en cada producto vendido o enviado por correo a los principales clientes. Haga el cuestionario breve para que no les resulte pesado de responder, y asegúrese de que los clientes sepan que pueden negarse a participar. Dígales siempre a los clientes que el objetivo de la encuesta es atenderlos mejor. Si completan la encuesta y no tienen problemas, les servirá de recordatorio acerca del buen servicio que ofrece. Si surgen problemas, se pueden tratar.3) Sea flexible Debe ser flexible cuando se trate de sus consumidores y clientes. Esto significa hacer un proyecto para un cliente en un abrir y cerrar de ojos, organizar una reunión a primera hora de la mañana aunque le guste dormir hasta tarde y reunirse el sábado incluso si generalmente se reserva los fines de semana para usted.La flexibilidad también puede significar obtener información para su cliente, aunque no sea en el área de su especialidad. Digamos, por ejemplo, que está prestando el servicio de alimentación para una fiesta de matrimonio y su cliente necesita información acerca de las costumbres de matrimonios irlandeses. Es tan fácil llamar a su biblioteca local y enviar la información por fax a su cliente como es decir: "No sé nada del tema". Y en última instancia, ese esfuerzo adicional lo compensará con un cliente muy satisfecho.4) Diga siempre que "Sí" Esto no significa renunciar a su voluntad personal a nombre del cliente, sino que implica buscar la forma de ayudar a satisfacer las solicitudes de los clientes. Si administra una empresa de regalos podría envolver un obsequio en papel de regalo para un cliente importante, aunque por lo general no preste ese servicio. Podría quedarse hasta tarde para terminar un proyecto si a un cliente repentinamente le adelantan una fecha límite, o viajar en una tormenta de nieve para reunirse con un cliente aunque le resulte un viaje desagradable. Decir siempre que sí significa que utilizar las palabras "eso no es posible" está prohibido en su empresa. No puede darse el lujo de usarlas. Si esto suena caro e inconveniente, claro que lo es, pero es menos caro que perder un cliente y tener que gastar dinero y tiempo para atraer a uno nuevo.5) Prometa poco, entregue mucho Haga creer a sus clientes que son importantes para usted dando siempre la impresión de hacer un esfuerzo adicional. Incluya un pequeño margen de tiempo adicional en sus plazos y entregue anticipadamente. Calcule que un trabajo costará más de lo que piensa, y rebájelo.Muchas pequeñas empresas cometen el error de invertir esta máxima: prometen mucho y entregan poco. Esto es sin duda una forma de buscarse problemas. Probablemente consiga el trabajo, pero su nivel de servicio hará difícil que compita. Si un tiempo de despacho de 24 horas se considera como un excelente servicio en su rubro, no lo prometa en 12 horas sólo porque el cliente lo solicite.

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